Politique de confidentialité
NBS SYSTEM met un point d’honneur à garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des données de ses clients et de toute personne visitant son site web www.nbs-system.com, et ce conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel.
NBS SYSTEM agit en qualité de responsable de traitement au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) pour l’ensemble des traitements énoncés ci-dessous.
I- PROTECTION DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
La présente politique de confidentialité vous informe sur la façon dont NBS SYSTEM traite vos données à caractère personnel. Elle est susceptible d’être complétée par des informations spécifiques portées à la connaissance du client, lorsqu’il s’agit d’une offre ou d’un service particulier.
NBS SYSTEM met à votre disposition un Délégué à la Protection des Données, garant de vos droits et du respect de la réglementation, que vous pouvez contacter à tout moment par mail adressé à l’adresse dpo@celeste.fr ou par courrier à l’attention du Délégué à la Protection des Données, adressé au siège social de la société indiqué à l’article 7 de la présente politique de confidentialité.
1. Quelles sont les données personnelles traitées par NBS SYSTEM ?
NBS SYSTEM peut être amenée à traiter vos données personnelles directement collectées auprès de vous mais aussi dans le cas où elle serait destinataire de données personnelles qui aurait été collectées auprès de vous par un tiers, opérateur d’infrastructures utilisées par NBS SYSTEM.
NBS SYSTEM peut être amenée à traiter les catégories de données suivantes vous concernant :
• Données d’identification des clients :
- Pour un client B2C : Données d’identification de la personne physique, à savoir : nom, prénom, adresse postale, adresse mail, téléphone, date et département de naissance, référence de la pièce d’identité pour le contentieux (huissier), pièce justificative d’état civil si changement en cours de contrat (acte de mariage/de décès).
- Pour un client B2B : données d’identification du/des salariés du client professionnel (référent technique / référent sécurité / référent protection des données personnelles / contact administratif…), à savoir : nom, prénom, adresse mail professionnelle, téléphone professionnel ;
- Données relatives à la transaction et au suivi de la relation commerciale : numéro de transaction, détail de la commande, du produit ou service souscrit, adresse de la prestation, historique des prestations de services, origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié) ou de la commande, correspondances avec le client et service après-vente, contribution des personnes qui déposent des avis sur des services ;
- Données fournies dans le cadre de la réalisation de la prestation : correspondant client (nom, prénom, numéro de téléphone, mail…), données spécifiques à l’objet de la prestation.
- Données relatives aux règlements des factures : moyens de paiement, données de facturation, modalités de règlement des factures, remises consenties, soldes et impayés ;
- Données de connexion et d’usage des Services : logs de connexion, adresse IP et autres informations techniques sur les équipements utilisés, localisation ;
- Cookies et autres traceurs déposés sur nos sites web et nos applications : pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.
- Données relatives à la gestion des fournisseurs / prestataires : identification du/des salariés du fournisseur/prestataire (intervenant, contact administratif, contact technique, …), à savoir : nom, prénom, adresse mail professionnelle, téléphone professionnel ; données d’intervention.
2. Pour quelles finalités NBS SYSTEM traite-t-elle vos données ?
Conformément à la réglementation, NBS SYSTEM traite vos données pour des finalités déterminées, explicites et légitimes qui sont détaillées ci-après.
a. Traitements réalisés aux fins de l’exécution du contrat et de gestion de la relation contractuelle
En tant que client de NBS SYSTEM, nous traitons vos données dans le cadre de l’exécution du contrat, ce pour assurer les finalités suivantes :
- Gérer le compte client, procéder à l’identification et l’authentification des clients,
- Gérer les commandes,
- Effectuer la facturation et recevoir les paiements,
- Communiquer vos factures et toute information relative à l’accès au service,
- Assurer un service après-vente (assistance technique),
- Traiter des réclamations, des demandes d’exercice de droits des personnes concernées par le traitement de données personnelles,
- Gérer les précontentieux, contentieux et impayés,
En tant que fournisseur / prestataire de NBS SYSTEM, nous traitons vos données dans le cadre de l’exécution du contrat pour assurer les finalités suivantes :
- Gérer les contrats, commandes, réceptions, factures, règlements, comptabilité
- Gérer les impayés/contentieux
- Gérer les accès.
Ces données sont destinées à l’ensemble des membres du personnel NBS SYSTEM en charge de la réalisation de ces finalités et pourront également être transmises à des prestataires intervenant pour assurer la bonne exécution du contrat. Certaines de ces données pourront être traitées par un prestataire de service situé dans un pays tiers et en charge du support technique. Dans ce cadre, NBS SYSTEM s’engage à prendre des mesures de protection adaptées pour protéger vos données.
L’ensemble de ces données seront conservées pendant toute la durée nécessaire à l’exécution du contrat et, au maximum pendant une durée de cinq (5) années à compter de la fin de la relation commerciale. NBS SYSTEM pourra, aux fins de se conformer à ses obligations légales ou aux fins de gestion d’éventuels contentieux, conserver dans une base intermédiaire distincte certaines données (factures, réclamations…).
b. Traitements réalisés à des fins de promotion des services de NBS SYSTEM auprès de ses clients
NBS SYSTEM traite des données à caractère personnel à des fins d’intérêt légitime pour les finalités suivantes :
- Organiser des opérations de marketing et des opérations commerciales,
- Proposer de nouvelles offres et de nouveaux services à ses clients,
- Améliorer les offres et les services,
- Améliorer la relation client,
- Envoyer des lettres d’information.
Ces données sont traitées par le service client et le service communication de NBS SYSTEM pendant toute la durée de la relation commerciale et au maximum pendant une durée de trois (3) ans à compter de la fin de la relation commerciale.
c. Traitements réalisés à des fins de promotion des services NBS SYSTEM auprès des prospects
NBS SYSTEM recueille, avec votre consentement, des données à caractère personnel à des fins de promotion de ses services auprès de prospects.
Ceci est notamment le cas pour les finalités suivantes :
- Réponse à une demande de rappel.
- Envoi d’e-mailing sollicité par le prospect.
- Envoi d’e-mailing à la suite de la transmission de vos coordonnées par un tiers
- Envoi d’informations commerciales à la suite d’une vérification d’éligibilité.
Ces données sont traitées par le service client et le service communication de NBS SYSTEM.
Lorsque les données personnelles sont fournies aux fins d’être rappelé par NBS SYSTEM, les données ne sont conservées que pour la durée nécessaire à NBS SYSTEM pour vous rappeler.
Lorsque les données sont fournies aux fins d’un envoi d’emailing, elles seront conservées par NBS SYSTEM pour une période de trois (3) ans à compter du dernier contact émanant de votre part. NBS SYSTEM pourra ainsi, avant expiration de la période, vous envoyer un courriel pour proroger cette durée de conservation si tel est votre souhait.
Vous disposez du droit de retirer ce consentement à tout moment conformément à la législation. Par ailleurs, vous pouvez vous opposer à recevoir ces informations à tout moment et sans justification, en cliquant sur le lien de désabonnement présent dans les e-mailings ou en contactant le DPO de NBS SYSTEM aux coordonnées mentionnées ci-dessous.
d. Traitement de vos données aux fins d’accomplissement de ses obligations légales et règlementaires
NBS SYSTEM traite également les données de ses clients afin de répondre à ses obligations légales et règlementaires posées par la législation en vigueur et notamment afin de répondre aux demandes de communication de données par toute autorité habilitée ou toute réquisition judiciaire.
Dans ce cadre, vos données pourront être conservées pendant la durée nécessaire à l’accomplissement de ses obligations.
e. Traitement de vos données à des fins statistiques
NBS SYSTEM pourra être amenée à traiter vos données à des fins statistiques, après anonymisation de celles-ci.
f. Traitement des activités de recrutement
Dans le cadre de leurs activités de recrutement, NBS SYSTEM et ses affiliés traitent des données à caractère personnel concernant les candidats, nécessaires au traitement de leur(s) candidature(s). Les données concernées sont les données d’identification, les informations contenues dans le CV, les courriers et courriels transmis par le candidat, la date de l’entretien, le type de contrat, le poste à pouvoir, la durée du contrat, les notes du service RH et des supérieurs hiérarchiques.
Les conditions décrites dans le cadre de la présente politique concernent uniquement le traitement des données des candidats à l’embauche, à l’exclusion des salariés du groupe NBS SYSTEM. Les conditions de traitement des données à caractère personnel des salariés du groupe NBS SYSTEM sont décrites dans une autre politique.
Les données sont conservées jusqu’à deux (2) ans à partir de la date de réception de la candidature.
3. Quels sont les destinataires de vos données ?
Les données collectées sont destinées aux services internes de NBS SYSTEM en fonction des habilitations définies conformément à la présente politique de confidentialité ainsi qu’aux partenaires et aux prestataires étant amenés à intervenir dans le cadre de l’exécution du contrat.
Vos données peuvent également être transmises aux autorités compétentes pour lesquelles la loi prévoit qu’elles disposent, sur demande, du droit d’accéder à un certain nombre de données vous concernant.
4. Où sont traitées vos données à caractère personnel ?
Vos données personnelles sont essentiellement traitées et hébergées sur le territoire français.
Toutefois, s’agissant du traitement réalisé aux fins de l’exécution du contrat et de la gestion de la relation contractuelle, vos données sont susceptibles d’être traitées en dehors de l’Union Européenne. Dans ce cas, NBS SYSTEM prend toutes les dispositions nécessaires pour garantir que vos données sont traitées dans le respect de la réglementation applicable et que des mesures de protection adaptées ont été mises en œuvre pour protéger votre vie privée grâce à la signature de clauses contractuelles types. Vous avez la possibilité de contacter le Délégué à la Protection des Données pour obtenir davantage d’informations à ce sujet.
5. Quelle sécurité pour vos données ?
NBS SYSTEM s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données. Ces mesures sont adaptées en fonction de la nature, de la portée, du contexte, des finalités mais aussi des risques du traitement concerné.
Le respect de la sécurité, de la confidentialité et de l’intégrité de vos données s’impose à l’ensemble des collaborateurs de la société ainsi qu’à l’ensemble des prestataires et partenaires.
6. Quels sont vos droits ?
Conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables, vous avez le droit d’accéder à tout moment aux données personnelles vous concernant, de demander leur rectification ou leur effacement. Vous disposez également du droit à la portabilité de vos données, du droit de vous opposer à un traitement de vos données ou d’en demander la limitation.
Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.
7. Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez exercer vos droits en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception à l’adresse suivante :
NBS SYSTEM
A l’attention du Délégué à la Protection des Données
20 avenue Albert Einstein
77420 CHAMPS SUR MARNE
Vous pouvez également adresser votre demande complète au Délégué à la Protection des Données à l’adresse mail suivante : dpo@celeste.fr.
Votre demande d’exercice de droits doit être accompagnée d’une photocopie d’un justificatif d’identité (carte nationale d’identité, passeport, carte de résident, carte de séjour…). Une réponse vous sera adressée dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.
Dans le cadre de la demande d’exercice de droits, NBS SYSTEM traitera des données personnelles aux fins de gestion de cette demande. Ainsi, les données d’identification collectées à cette occasion seront conservées pour une durée de cinq (5) ans, à l’exception du justificatif d’identité qui lui ne sera conservé que pour une durée d’une (1) année.
Si vous estimez la réponse de NBS SYSTEM comme n’étant pas satisfaisante, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
8. Modification de la politique de protection des données
Nous réexaminons régulièrement notre politique de confidentialité. La date de dernière mise à jour de ce document est celle figurant en tête des présentes.